Trong một vài năm trở lại đây thì ngành du lịch đang trên đà không ngừng phát triển và thu hút được rất nhiều những vị khách du lịch đông đảo đến từ nhiều nơi không chỉ ở trong nước mà còn ở trên thế giới. Bởi vậy, ta thấy rằng những người điều hành các tour du lịch có vai trò vô cùng quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển những doanh nghiệp mà tham gia kinh doanh về du lịch. Hãy cùng bài viết dưới đây tìm hiểu thông tin về điều hành tour là gì và các thông tin có liên quan đến điều hành tour nhé.
Tìm hiểu về điều hành tour là gì?
Điều hành tour là một danh từ mà trong tiếng Anh sẽ được gọi là “tour operators“. Đây chính là người trực tiếp sẽ lên kế hoạch thật rõ ràng và chi tiết để có thể tổ chức được các chuyến du lịch và tham quan nghỉ dưỡng của quý khách hàng của họ ở trong và cả ngoài nước. Từ những điều đơn giản như quá trình di chuyển, việc nghỉ ngơi, ăn uống hay là các địa điểm di chuyển, tham quan và khám phá,..
Những công việc của một điều hành tour là gì?
Một người nhân viên điều hành các tour du lịch sẽ được xem như là hình ảnh đại diện cho các thương hiệu về du lịch của chính công ty hay doanh nghiệp đó. Vậy công việc của những người điều hành tour là gì, cụ thể được biết đến như sau:
- Đảm nhiệm việc thiết kế giúp mang đến cho quý khách hàng những loại hình về dịch vụ và trải nghiệm đặc sắc nhất và nổi bật nhất tại mỗi địa điểm mà họ đặt chân đến.
- Là người trực tiếp thực hiện những giao dịch, những đàm phán hay giới thiệu,…đưa ra được những thỏa thuận hợp lỳ và thỏa mãn với bên khách hàng về các dịch vụ cũng như là thuyết phục được khách hàng có thể ký kết các bản hợp đồng về du lịch.
- Là người trực tiếp làm việc với bên nhà cung cấp dịch vụ, đưa ra các mức giá hợp lý và đàm phán mức giá cũng như là chất lượng dịch vụ được hoàn chỉnh để có thể mang lợi ích về cho công ty của mình.
- Là người trực tiếp phân công những công việc cụ thể và giao các trách nhiệm cho những người hướng dẫn viên du lịch để họ có thể thực hiện đúng theo kế hoạch của chương trình đã đề ra.
- Quan sát, kiểm tra và đôn đốc các hướng dẫn viên khi thực hiện nhiệm vụ để có thể dễ dàng phối hợp giải quyết những vấn đề với bên những công ty có liên quan. Từ đó giải quyết được những thay đổi, hoặc là những sự cố hay tình huống bất ngờ có thể phát sinh bất cứ lúc nào trong quá trình khách hàng sử dụng các dịch vụ.
- Đứng ra khảo sát thị trường của các công ty đối thủ cạnh tranh, từ đó có thể khai thác được các giá trị vốn có của công ty.
- Tích lũy thật nhiều các kiến thức về chuyên môn cũng như là tích lũy kinh nghiệm về thực tế để có thể xây dựng được các chiến lược hợp lý để phát triển công ty. Thúc đẩy được quá trình hoạt động tạo dựng nên thương hiệu của công ty.
- Lập các bảng báo cáo chi tiết để báo cáo với ban lãnh đạo
Một quy trình điều hành tour du lịch trong mọi tình huống xảy ra
Công việc của những người điều hành tour là gì thì sẽ trải qua 3 bước như sau:
Bước 1: chuẩn bị các tour du lịch
- Lập hợp đồng về bảo hiểm có liên quan
- Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ về ăn uống, xá nhận dịch vụ thông qua hợp đồng
- Liên hệ với những địa điểm lưu trú để kiểm tra lại những thông tin lưu trú cụ thể
- Liên hệ với các hướng dẫn viên du lịch và sắp xếp cụ thể
- Chuẩn bị đầy đủ các thông tin về số lượng xe, số lượng hành khách, thông tin liên lạc với họ
Bước 2: thực hiện các tour du lịch
- Kiểm tra lại các công tác chuẩn bị trước giờ bắt đầu khởi hành
- Chuẩn bị những kế hoạch khác nếu như có phát sinh sự cố
- Bàn giao các công việc cụ thể với hướng dẫn viên du lịch
- Kiểm tra lại công tác chuẩn bị của những hướng dẫn viên đó
- Theo dõi quá trình tour du lịch diễn ra
- Hỗ trợ xử lý trong trường hợp có sự cố xảy ra
- Đánh giá chất lượng của tour du lịch với các khách hàng
Bước 3: tập hợp và thực hiện báo cáo
- Tổng kết lại các công việc trước khi kết thúc tour
- Quyết toán với bên kế toán theo như các bảng chi phí đã được kê khai
- Tổng hợp và đánh giá tour du lịch để có thể báo cáo lên cấp trên, kèm theo đó là nhật ký hành trình của tour và báo cáo về những sự cố xảy ra (nếu có)
Người điều hành tour bao giờ cũng đóng một vai trò quan trọng đối với các tour du lịch. Vậy thông qua những thông tin đã được đề cập ở trên thì chắc hẳn rằng bạn đã hiểu được điều hành tour là gì và những thông tin có liên quan đến điều hành tour rồi đúng không, mong rằng bạn có thể áp dụng vào những trường hợp cần dùng đến nhé.