Việc sử dụng thư điện tử đã và đang ngày càng trở nên phổ biến, vì vậy cũng có khá nhiều người biết đến Mailbox 365. Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu những điều thú vị về hộp thư này.
Nội dung
Hiểu như thế nào về Mailbox 365?
Mailbox 365 được biết đến là hộp thư dùng chung của Microsoft 365 và cho phép nhiều người dùng sử dụng cùng một lúc với các quyền như xem, gửi, nhận, chuyển tiếp hoặc tạo một email mới. Email này sẽ có duy nhất một địa chỉ hiển thị chúng không phải là một địa chỉ cá nhân mà sẽ được hiển thị dưới dạng [email protected].
Tại đây, người dùng có thể dễ dàng tạo cho mình nhiều bộ nhớ dùng chung khác nhau, tùy theo yêu cầu sử dụng, ví dụ như các phòng ban hay nhóm làm việc. Đặc biệt, việc sử dụng chung hộp thư của Microsoft 365 không có thông tin đăng nhập riêng. Vì vậy, nếu người dùng muốn truy cập vào hộp thư phải được quản trị viên mời vào bằng tài khoản email cá nhân.
Những thông tin cơ bản về hộp thư dùng chung Mailbox 365 bạn cần biết
Dưới đây là những thông tin cơ bản mà người dùng nhất định phải biết trước khi tiến hành sử dụng Mailbox 365 login.
Giấy phép truy cập: Thông thường, hộp thư có sẵn 50GB dung lượng lưu trữ mà không cần phải có sự chỉ định về giấy phép. Vì vậy, nếu bạn muốn mở rộng dung lượng hộp thư người dùng thì có thể thực hiện bằng cách gán giấy phép.
Quyền hạn người sử dụng: Để có thể sử dụng, bạn cần được quản trị viên cấp quyền truy cập và đương nhiên chỉ có những thành viên trong cùng một tổ chức mới có thể truy cập hộp thư này.
Đối tượng người dùng bên ngoài: Thông thường, hộp thư dùng chung của Microsoft 365 không cho phép người ngoài có thể tham gia. Vì vậy, nếu bạn muốn chia sẻ với người dùng bên ngoài doanh nghiệp thì có thể tham khảo sử dụng thông qua Outlook.
Kết hợp sử dụng các nền tảng khác cùng Outlook: Bạn có thể sử dụng kết hợp trên Outlook thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng trên nền tảng thiết bị di động của bạn như IOS hoặc Android. Bên cạnh đó, để có thể trải nghiệm hết những thú vị trên Outlook, bạn nên đầu tư mua Microsoft Office 365 để trải nghiệm, sử dụng chúng cho công việc, học tập của mình.
Mã hóa email: Do hộp thư dùng chung không có nền tảng bảo mật riêng biệt. Vì vậy, người dùng không thể mã hóa email.
Dễ dàng chuyển đổi hộp thư: Bạn có thể chuyển đổi hộp thư cá nhân thành hộp thư dùng chung để có thể dễ dàng chỉ với một vài thao tác cơ bản, đơn giản.
Vai trò của người quản trị viên: Người quản trị viên Exchange hoặc toàn cầu mới có thể tiến hành tạo được hộp thư dùng chung sử dụng.
Yêu cầu để có thể được đăng ký: Để có thể tạo được hộp thư dùng chung, người dùng cần tiến hành đăng ký gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, trong đó sẽ bao gồm các dịch vụ mail Exchange online, Microsoft 365 Apps doanh nghiệp và Microsoft 365 Business Standard không có email. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể truy cập vào https://microsoft.fptcloud.com/ để tìm hiểu.
Khi có quá nhiều người truy cập cùng một lúc: Nếu hộp thư dùng chung có sự xuất hiện của quá nhiều người dùng thì số lượng được Microsoft 365 khuyến nghị là <25 thành viên. Bởi nếu đông hơn có thể gặp sự cố như kết nối không liền mạch hoặc xuất hiện nhiều sự trùng lặp.
Cách xóa bỏ tin nhắn: Bạn có thể tự do xóa bỏ phần tin nhắn mình không mong muốn. Đây cũng được xem là lý do mà quản trị viên không thể kiểm soát cũng như ngăn chặn các thành viên loại bỏ tin nhắn trong quá trình sử dụng chung hộp thư.
Với những thông tin cơ bản trên đây, người dùng – đặc biệt là các doanh nghiệp đã có thể hình dung được phần nào về Mailbox 365.
3 Quyền truy cập cơ bản khi sử dụng trên Mailbox 365
Toàn quyền truy cập: Với mức quyền truy cập này, người dùng hay còn gọi là chủ sở hữu sẽ có tất cả các quyền quan trọng. Ví dụ như quyền tạo các mục đích trong lịch, xem, đọc, hoặc thay đổi các tác vụ với danh ba. Một điểm cần lưu ý khi cấp toàn quyền truy cập chính là việc chủ sở hữu sẽ không được cấp quyền gửi email từ hộp thư dùng chung trừ khi được cấp quyền thêm vào theo yêu cầu hoặc quyền gửi thay thế.
Quyền gửi thay thế: Với quyền truy cập và sử dụng Mailbox, bạn có thể thay thế hộp thư chung mỗi khi gửi. Điều này có thể được hiểu đơn giản là người dùng tiến hành truy cập vào hộp thư dùng chung của một bộ phận ví dụ như kinh doanh hoặc marketing và tiến hành gửi đi. Điều này đồng nghĩa với việc chính bộ phận này đã gửi email từ hộp thư chung đi.
Quyền gửi theo yêu cầu: Khác với 2 loại quyền trên, quyền này sẽ cho phép người dùng gửi email thay mặt cho hộp thư được chia sẻ. Tùy thuộc vào từng quyền truy cập riêng biệt mà người dùng có thể thao tác hoặc thay đổi khác nhau với hộp thư sử dụng chung Mailbox 365.
Trên đây là những điều thú vị về Mailbox 365 mà bài viết muốn gửi đến người đọc. Mong rằng với những thông tin trên sẽ giúp bạn tự tin hơn mỗi khi dùng ứng dụng này.
